นวัตกรรมและเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการเรียนรู้: E-office คืออะไร

E-office คืออะไร

E-office หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือ บางแห่งเรียกว่า สำนักงานอัตโนมัติ (office Automation) แต่ความหมายโดยทั่วไปแล้ว E-office ก็คือ สำนักงานที่ใช้กระบวนการหรือวิธีการในการบริหารงานรูปแบบใหม่ โดยการนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่ ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีระบบเครือข่ายมาใช้ร่วมในสำนักงาน ทำให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว มุ่งเน้นการลดขั้นตอนและระยะเวลาในการบริหารงานในองค์กร รวมถึงการปฏิบัติงานทังในส่วนของการจัดการงานเอกสาร การส่งข้อมูลข่าวสาร รวมถึงการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะdigital อย่างเป็นระบบ ทำให้บุคลากรในองค์กรสามารถทำงานได้จากพื้นที่ใดๆ ของเครือข่ายในเขตขององค์กรได้ บุคลากรในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลกลางที่เป็นปัจจุบันและถูกต้องร่วมกันได้โดยง่าย เป็นส่วนทำให้ประหยัดงบประมาณ เป็นฐานนำไปสู่การพัฒนาองค์กรอย่างเต็มศักยภาพ ทั้งด้านทรัพยากรบุคคล ระบบกลไกการดำเนินงาน รวมถึง อุปกรณ์และเครื่องมือ เพื่อการบริหารและการปฏิบัติงาน อย่างแท้จริง

ลักษณะการทำงาน

การรับส่งเอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือประชุม หนังสือเวียนต่างๆ ในแต่ละวันจะมีจำนวนมาก การดำเนินการดังกล่าวต้องมีการใช้ระบบทำสำเนา กระดาษ ถ่ายเอกสาร ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เสียเวลาในการดำเนินงาน อีกทั้งการ รับ–ส่ง ด้วยกระดาษต้องใช้คนส่ง เป็นการเดินทางของหนังสือที่ล่าช้า ยิ่งอยู่หน่วยนอกแล้วยิ่งต้องใช้เวลาในการเดินทางมาก การดำเนินการงาน โดยการใช้เครือข่ายที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ซึ่งมีการเชื่อมโยงทุกหน่วยงาน ทำให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้โดยผ่านทางเครือข่ายนี้ ขณะเดียวกันหน่วยงานทุกหน่วยงานต้องมีบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อ เพื่อการรับส่งข้อมูลข่าวสาร ซึ่งบุคลากรขององค์กรสามารถเรียนรู้ระบบได้โดยไม่ยากนัก องค์กรจึงควรใช้ช่องทางการสื่อสารนี้ เพื่อดำเนินการ รับ – ส่ง เอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนทราบต่างๆ ให้กับทุกหน่วยงานได้

ประโยชน์ของระบบ

ประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับจากการดำเนินการ E-office คือ

- การเพิ่มคุณค่า หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว และเราสามารถใช้ประโยชน์จากเครือข่ายเครื่องคอมพิวเตอร์โดยการใช้งานระบบ E-office

- การใช้งานระบบนี้ ไม่ต้องเพิ่มทุนมากนักเพราะทรัพยากรหลักๆ เป็นทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในองค์กร

- แสดงถึงความก้าวหน้าขององค์กร

- การทำงานภายในขององค์กรจะรวดเร็วขึ้น

- การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้รับประโยชน์อย่างชัดเจน

- การจัดการเอกสารจะดีขึ้น

- จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น

- ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น

- สิ่งสำคัญอย่างมาก คือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร

- การลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงไปได้มาก